はじめに
仕事ではMicrosoftのエクセル・ワードを使っていますか？それとも、Googleのスプレッドシートやドキュメントを使っていますか？今回はsimpleの点からどちらかに統一することについての内容をご紹介します。
現状
数年前まではおそらく圧倒的にMicrosoftのエクセル・ワードを使っていたという方が多いと思うのですが、ここ数年ではGoogleのスプレッドシートやドキュメントを使い始めたという方も多いのではないでしょうか。その上で現状では両方を併用して使っている方が大勢いると思います。
デメリット
多くの方が仕事ではメインのパソコン（もしくはお気に入りのパソコン）があるのではないでしょうか？その上で意識的もしくは無意識的あるいは必然的にMicrosoftかGoogleかどちらかに比重をおいて使っているのではないでしょうか？
ちなみに筆者は意識的にGoogleをメインで使っているので、日頃はスプレッドシートやドキュメントを使うことが多いです。
このような状況で時々エクセルやワードを使うことになるデメリットは「別のMicrosoftに対応しているパソコンを起動しなければいけない」ことがあります。これだけだと「たったそれだけのこと」と思うかもしれませんが、simpleの点から見ると、さらに以下のようなデメリットも見えてきます。
- 今使っているパソコンを一回閉じて、別のパソコンを起動するための「もったいない時間」を使っている
- 日頃スプレッドシートやドキュメントを使い慣れているので、よく似ているとはいえ、エクセルやワードの使い方にとまどい、同じく「もったいない時間」を使っている
- 整理の点から見ると、情報が２つに分散してsimpleでなくなる
どちらかに統一するための方法
それでは、どちらかに統一するための方法をご紹介します。もちろん「一つのパソコンで両方に対応できる方」や「別に両方使っていて問題ない方」もいると思います。あくまでsimpleの点からの上記デメリットを解決できる方法になります。
自分で軸を決める
まず自分でMicrosoftかGoogleかどちらを軸にするのかを決めます。これを決めないと、なんとなく両方を使う状態を継続してしまうことになってしまいます。（ここでは、筆者の都合でGoogleに決めた形で進めさせていただきます。）
自分で変更していく
なんとなくエクセルを使っている。でも自分で変更すれば、簡単にスプレッドシートに変換できます。これをコツコツと継続していけば、気がつくとほとんどGoogleのスプレッドシートとドキュメントで対応できる状態にすることができます。以下でスプレッドシートに変換する方法をご紹介します。
まずGoogleドライブに該当のエクセルをアップロードします。
クリックして開くと上記のような画面になりますので、右上にある「Googleスプレッドシートで開く」を選択してクリックします。
開いたら、ファイル→Googleスプレッドシートとして保存を選択し、クリックします。
そうすると、画像のように「スプレッドシート」として保存できたのが確認できます。
人にお願いする
自分がGoogleをメインで使っている。でも、取引先の人はMicrosoftで連絡をしてくる。「本当はスプレッドシートで連絡してくれると楽なんだけどな。でも言えないな」という状況だったら、思い切ってお願いしてみましょう。もちろん大人数で使っていて絶対にお願いできない状況もあると思いますが、１対１の関係では上に書いたとおり、今や相手の人もGoogleを使っていることが多いです。すんなり「わかりました。いいですよ」と言ってもらえるかもしれません。
まとめ
いかがでしたでしょうか。「どちらかに統一するための方法」の内容をコツコツと継続していけば、気がつくとsimpleな状態が出来上がっていて「もったいない時間」の解消につなげることができるかもしれません。ぜひお試しください。
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