始めに
Gmailの受信BOXに未読のメールが1,000件、それ以上の10,000件など溜まっていて気になっていませんか？もしくは、気にはなっているけど、10,000件以上になると、「どうしたらいいかわからない」状態で放置しっぱなしになっていませんか？今回は、Gmailの未読どうしたらいい？について、考えます。
Gmailの未読とは？
まずは、Gmailの未読とはについて、解説していきましょう。
開くことなく、そのままの状態になっているメールのことです
受信BOXに新規で届いたメールを開くことなく、そのままの状態にしてあるメールのことです。iPhoneでGmailを利用していると、右上に赤字で未読数が表示されます。これが、なかなか厄介ですよね。
Gmailの未読を考える
ここでは、Gmailの未読について、考えていきましょう。
Gmailを未読のままにしておくデメリット
まずは、Gmailを未読のままにしておくデメリットについて考えてみましょう。
どんどん未読メールが増えていく
１００件、１，０００件と一度未読メール数が増え出してゆくと、どこかで「もうこのままでいいや」という気持ちになっていきます。この気持ちになってしまうと後は、未読メール数が増えてゆくばかりで、減ることはありません。
家の中の「物」でも同じですが、一度あるラインを超えてしまうと、どんどん物が増えてゆき、止まらなくなってしまいます。
一番恐いのは、その状態から「未読メールをなくそう」という気持ちが完全になくなってしまうことです。
大事なメールとそうでないメールの区別がつかなくなる
10,000件の未読メールの中には、仕事の大事なメールもあるかもしれません。しかしながら、ここまでの状態になってしまうと、仕事などの大事なメールと、それ以外のあまり大事でないメールの区別がつかなくなってしまいます。埋もれてしまいます。
さらに、もし10,000件の未読メールの中から大事なメールを探す場合にも大変な労力になってきます。これも家の中の物と同じです。たくさんの物がある中から、大事な物を探すのは本当に大変です。また、メールでも家の物でも、「見つからない物を探す時のストレス」は相当にかかってきます。しんどいです。
Gmailの未読がないメリット
次に、Gmailの未読がないメリットについてもご紹介します。
気持ちがスッキリする
「気持ちがスッキリする」これが何と言っても大きいです。「10,000件未読メールがあっても全然気にならない」と思っていても、やっぱり気持ちの何処かでは、気になっているものです。
「受信BOXに未読メール０件」は、やっぱり気持ちがスッキリします。
未読にしない習慣がつく
一度「スッキリした気持ち」を経験して、未読数が０件になると、未読にしない習慣がつきます。０件の状態が気持ちのよい状態とわかっているので、すぐに確認して、未読にしない習慣がついていきます。
大事なものとそうでないものの区別がつくようになる
大事なものとそうでないものの区別がつくようになってきます。そして、やっていくとわかると思いますが、段々と大事なメールしか届かないようになり、全体の届く受信メール数をグッと減らすことができます。
大事ではないメールは、「そもそも必要ないな」と思い、届かないように設定するようになるからですね。この状態までくると、とても快適になります。
Gmailの未読をなくすための手順
ここでは、Gmailの未読をなくすための手順について、ご紹介していきます。
１回時間を作って、作業をする
Gmailの未読数が1,000件・10,000件など多く、気になっている方は１回多めの時間をとって、作業をすることをおススメします。中途半端に行うより、きちんと、１回じっくりと作業したほうが良いと思います。
必要なものとそうでないものを区別する
まずは、１件のメール毎に、必要なものとそうでないものを区別する判断をしましょう。
家の中の整理整頓では、一番最初に全部の物を見える化して、「必要なもの」と「必要でないもの」に区別することが大事です。未読メールでも大事なプロセスとなりますので、この判断をしていきましょう。
必要なものはラベルを作る
「必要だ」と判断したメールは、Gmailの機能を使って、「新しいラベルを作成」して管理しましょう。
例えば、「このメールは仕事の大事なメールだから保存しておこう」と考えた場合は、「仕事」のラベルを作成します。そして、今後このメールを見たい場合は、「仕事」ラベルを開けば、すぐに確認できるようになります。
必要なものはメールの自動振り分け設定を使う
「今後も受信が必要だ」と判断したメールは、メールの自動振り分け設定を使って、管理しましょう。この機能を使って、一度設定してしまえば、自動的に「ラベル」をつけてくれますので、わざわざ自分で作る必要がなくなります。とても便利な機能ですので、ぜひ使ってみましょう。
１回のメールごとに対応していく
上記の作業を行えば、受信BOXの未読メール数を０件にすることができます。次にこの状態を維持するためのポイントは、「１回のメールごとに対応していく」ことです。
慣れていないこともあり、最初は厄介だなと思うかもしれません。でも、頑張ってみましょう。どんどん楽になっていきます。そして、徐々にですが、必要な大事なメールしか届かない状態になってゆきますので、そもそも厄介だなと思わなくなってくると思います。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は、Gmailの未読どうしたらいい？について、ご紹介しました。ぜひ、今回ご紹介した方法で未読メールを整理していただき、快適な状態でGmailを利用してくださいね。
