始めに
Gmailをご存知ですか？今やたくさんの方が利用し、Google関連のサービスの中でもメジャーなサービスですので、ほとんどの方がご存知だと思います。
Gmailは普通に使っていても良いのですが、Gmailを整理して利用すると、よりメリットがあります。今回は、Gmailを整理しようについて解説します。
Gmailとは
それでは、まずGmailとは何かについて、解説します。
Googleの無料メールサービス
Gmailとは、Google社が提供している無料メールサービスです。現在では他のGoogleサービスと合わせて15GBまで無料で利用できます。ありがたいですね。2016年2月には、アクティブユーザー数が10億人を達成しました。
仕事でもプライベートでもメールをやり取りする相手の方のメールアドレスに@gmail.comと入っている人が、この数年で多くなってきているなと実感があるのではないでしょうか。
様々なGoogle関連のサービスを利用できる
Gmailは、Googleで新規でアカウントを作ると利用することができます。そのメリットは単にGmailを利用するだけではありません。
最初はGmailを利用する目的でGoogleアカウントを作ったとしても、そのアカウントがあれば、Googleカレンダー・ドライブ・マップ・youtubeなど様々なGoogle関連のサービスを利用することができます。
Gmailを整理しなかった場合の問題点
ここでは、Gmailを整理しなかった場合の問題点について、ご紹介します。
受信メールが大量の未読メールで溢れかえる
Gmailを整理しなかった場合、受信メールが大量の未読メールで溢れかえります。１００件、１，０００件など徐々にその数が増えていくと、「全部見よう」とは、とてもやる気が起きません。
また、スマートフォンでGmailアプリを使って利用している場合は、何かの拍子に誰かに「未読数１，０００件」など見られてしまうと、「整理ができない人」と思われてしまう心配があります。
大事なメールを見落とす・削除するなどの問題が起きる
Gmailを整理しなかった場合、大事なメールを見落とす・削除するなどの問題が起きる可能性があります。たくさんの未読メールは、大事なメールとそうでないメールが混ざり合っているまさに玉石混淆の状態です。
整理とは、大事なものと、大事でないものを区別して、大事なものを見極めて集中することです。
整理していない状態は、大事なメールが見極められていない状態ですので、非常に危険であるかもしれません。
メールを探すことが目的になってしまう
Gmailを整理しなかった場合、メールを探すことが目的になってしまうかもしれません。本来メールを利用する目的は、受信したメールの仕事の内容について、考えたり、対応する。もしくは、返信メールを書くことなどです。
Gmailを整理しなかった場合、それ以前の問題で、本来すべきことができなくなってしまいます。メールに限らないですが、物でもそうですが「ない物を探す」ことは、気持ちがイライラするし、時間もかかり、とても気持ちと時間が無駄になってしまいます。
Gmailを整理しよう
問題点がないように、ここでは、Gmailを整理しようについて、そのメリットについて解説します。
Gmailを整理するメリット
Gmailを整理するために、Gmailを整理するメリットについてご紹介します。
一番大事な事に集中できる
Gmailを整理すると、一番大事な事に集中できます。受信したメールの内容について、考えたり、対応すること。返信メールを書くことなどです。メールを探すことに時間を使うことがなくなります。
メールを探すことに時間を使わなければ、メールとは関係のないもっと大事な仕事やプライベートのことに時間を使えるようになります。
頭の中がスッキリする
Gmailを整理すると、頭の中がスッキリすることは大きなメリットです。受信メールに大量のメールが溜まっているのを毎日見るのと、そうでないのとでは気持ちが全く違ってきます。
スマートフォンでGmailアプリを使って利用している場合は、現在受信トレイが０件の場合、［受信トレイ］は空ですの文章と、リラックスしている女の子のイラストが表示されます。
これを見ると、「あー、もう何にも仕事しなくていいんだ。本でも読もうかな」とゆったりした気持ちになれますよ。
整理はスマホ利用には欠かせない
Gmailの大きな特徴として、インターネットにつながっている環境で、パソコン・タブレット・スマートフォンがあれば、どこでも利用できて、しかも複数デバイスでの同期が可能であることがあげられます。
特にスマートフォンで利用する場合は、整理は欠かせません。
仕事やプライベートで、どうしてもGmailのアカウントを２つ以上の複数アカウントを持たなくてはいけない場合でも、AndroidスマートフォンのGmailアプリであれば、まるで１つであるかのように管理することができます。
しかしながら、Gmailの整理ができていない状態ですと、ゴチャゴチャで管理ができなくなり、せっかくのAndroidスマートフォンのGmailアプリの良さを活かすことができなくなってしまいます。
整理に必要な機能が揃っている
Gmailには、整理するために必要な機能が各種揃っています。「ラベル」や「自動振り分け」機能です。これらの機能を使うことで、Gmailの整理がしやすくなります。
これらの機能を使う前に、まずは気持ちの面で、「よし、Gmailを整理しよう」と思うことが大事になってきます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は、Gmailを整理しようについて解説しました。Gmailを整理するためのテクニックは、今後別の記事でもご紹介します。
実際にGmailを整理する作業の前には、今回ご紹介したような問題点やメリットを理解していただき、まずは「Gmailを整理しよう」の気持ちを持っていただくことが大事なポイントかと思います。ぜひ、参考にしてくださいね。
