始めに
Googleドライブを使って、シンプルに整理してみてはいかがでしょうか？もし、パソコンのデータが散らかって困っているのでしたら、Googleドライブを使うと解決できますよ。今回は、Googleドライブでシンプル整理する方法をご紹介します。
Googleドライブとは？
それでは、まずGoogleドライブとは何？からご紹介します。今までGoogleドライブを使ったことをない方もここで確認してみてくださいね。
Google社が提供するクラウドストレージサービス
Googleドライブとは、Google社が提供するクラウドストレージサービスです。
クラウドストレージサービスとは、インターネット上にファイル保存・共有できるように作られたサービスのことです。
この「インターネット上」というのが、大きなメリットになっています。どこにいてもインターネットにつながっていれば、スマホのアプリで見れたり、他の人と共有できたりします。
Gmailを使っていれば、Googleアカウントをすでに持っていますので、そのアカウントですぐにGoogleドライブを利用することができます。無料で使えるものと、有料のものがあります。以下に公式サイトのリンクがありますので、参考にしてください。
Googleドライブを使うことによる整理ができるメリット
Googleドライブを使うと、整理のどういうメリットがあるのかをご紹介します。
フォルダ毎に管理できる
Googleドライブを使う整理するメリットは、まずフォルダ毎に管理できることです。「打ち合わせ」や「社内旅行企画」など案件毎にフォルダを作って、管理することができます。
また、これらのフォルダを別の大きなフォルダの中にしまうこともメリットです。家の整理でも使う整理の大事なテクニックですが、中身がどんなに散らかっていても、大きな箱（フォルダ）の中にしまってしまいます。
そうすると、外から中は見えないので、スッキリとシンプルに整理されているように見えます。心理的にもスッキリ整理された気持ちになります。
いつでも見れる
「いつでも見れる」こともメリットです。整理の大事なポイントは「必要なものを探すことなく、すぐにサッと見つける」ことです。
「そういえば、あれどうだったけ？」とふいに思った時に、インターネットにつながっているスマホがあれば、Googleドライブにアクセスして、その中にあるファイルをすぐに確認することができます。
Googleドライブを利用してなければ、家や会社に戻らなければファイルを見ることができません。時間の節約にもなります。
共有ができる
「共有ができる」こともGoogleドライブの大きなメリットです。
例えば、GoogleドライブのファイルをAさんと日頃から共有しておけば、外出先でラインでAさんから「あのデータどこにある？」と連絡がきても「Googleドライブの打ち合わせフォルダに入ってるよ」で一瞬で終わります。
共有をしておけば、整理のポイントの「必要なものを探すことなく、すぐにサッと見つける」を実行することができます。
ポイント・すぐに答えられるように準備しておく
「あのデータどこにある？」と連絡がきた時のために、すぐ答えられるように準備しておくことがポイントです。ポイントは２つです。
①Googleドライブの中をシンプルに整理しておく。
Googleドライブの中をシンプルに整理しておけば、自分自身ですぐに見て確認して、ラインで返信することができます。
②頭の中をGoogleドライブのフォルダと同期化しておく。
①の上級編になるのですが、普段からGoogleドライブの中をシンプルに整理しておくと、それが頭の中に自然と入って覚えています。これは、整理ができるようになると自然とできるようになる技術です。
Googleドライブを見ることなく、すぐにサッと返信できます。
Googleドライブのおすすめの使い方
シンプル整理のために、Googleドライブのおすすめの使い方をご紹介します。
一つにする
現在クラウドストレージサービスは、数多くあります。もし、Googleドライブを使うと決めたら、それ一つだけを利用したほうがよいかもしれません。
二つ以上利用した場合、メリットでご紹介したようなことができなくなってしまい、混乱することがあるからです。
整理の大事なテクニックとして「使うものを一つにする」という方法があります。例えば、家の調味料でも、会社のボールペンでも同様ですが、一つを使用することで、探す手間を防ぐことができたり、忘れて結局は利用しないなども防ぐことができます。
定期的に見直す
Googleドライブの中に作ったフォルダやスプレッドシートは定期的に見直すことをおすすめします。
定期的に見直すことによって、Googleドライブがシンプルに整理され使いやすくなっていきます。「毎週月曜日を見直しの日する」など１週間に１回くらいが見直しの周期としておすすめです。
定期的に見直す時は
定期的に見直す時は、使っていないものは削除することをおすすめします。使っていないものがあると、本当に使いたいものを探すのが大変になります。
シンプルにGoogleドライブを使いやすくするためにも使っていないものは削除するようにしましょう。
オススメ・保留フォルダを作成する
「削除しよう」と思っても、なかなかできないのが人間です。「もしかしたら、いつか使うかもしれない」などの気持ちもあるかもしれません。「一度削除してしまったデータは復活できない」などの心配もあるかもしれません。
そんな時は「保留フォルダ」を作成することをおすすめします。いらないファイルを削除するのではなく、一旦「保留フォルダ」に移動して、置いておきます。
これは、家の整理整頓などでも非常に良く使うテクニックです。ポイントは、そのままにしないで「保留フォルダ」の中身を確認する日を必ず作ることです。おすすめは、一年後に設定しておくと良いです。一年後確認して、「一年間」使わなかったものは削除するなど「判断基準」を決めておくと良いです。
検索機能を使う
定期的に見直しをしているのに、データの量は時には増えてきてしまうものです。そんな時は「検索機能」を使うと便利です。
タイトルやスプレッドシートなどに使った単語で検索をかけると、それで検索結果が表示されます。検索機能を使う前提で見つけやすいタイトルを設定しておくと良いですよ。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は、Googleドライブでシンプル整理する方法をご紹介しました。
ぜひ、今回の記事を参考して、シンプル整理でGoogleドライブを使いやすく、利用してみてくださいね。
